Feedback odgrywa kluczową rolę. Jest to prawo, które przysługuje każdemu uczestnikowi procesu rekrutacji – prawo do otrzymania informacji zwrotnej co się stało z wysłaną aplikacją.
Otrzymanie automatycznej wiadomości informującej, że Twoje CV nie będzie gwarancją zatrudnienia, jest jednym z pierwszych elementów, ale to jeszcze nie jest prawdziwy feedback. To jest pierwszy krok w całym procesie rekrutacji. Jednak, co jeśli możemy oczekiwać czegoś więcej?
Warto zastanowić się nad tym, że proces rekrutacji może i powinien być bardziej transparentny oraz pomocny zarówno dla kandydatów, jak i rekruterów. Oczywiście, jest to wykonalne, ale pod pewnymi warunkami. O czym dokładnie mówimy?
Rozmawiając z tysiącami osób, które pracują w HR i wykorzystują ATS (Application Tracking System) np. TRAFFIT czy nawet bez nich, zrozumiałem jedno – można dostarczyć informacje zwrotne każdemu kandydatowi. Nawet, jeśli jesteś jednym z tych rekruterów, którzy uważają siebie za nieco chaotycznych, to i tak masz w ręku narzędzia, które pozwalają na stosunkowo szybkie i skuteczne dostarczenie podstawowej informacji zwrotnej.
W kolejnych częściach tego artykułu, zgłębimy, jak automatyzacja może wspierać dostarczanie informacji zwrotnych. Przykład opiera się na systemie ATS (Application Tracking System), ale nie zapominaj, że Twoje aktywne zaangażowanie w prowadzenie notatek jest kluczowym elementem tego procesu. 🙂
Jak zabrać się do przygotowania automatycznego szablonu w ATS?
Budowa karty kandydata i miejsca na Feedback
Po co to robić? Budowa karty kandydata pozwala w 1 miejscu gromadzić wszystkie najważniejsze elementy związane z życiem kandydata w Twojej rekrutacji. Taka forma zbierania informacji mocno standaryzuje proces, ułatwia każdej innej osobie “wejść” szybko w projekt i pozwala na zaawansowane przeszukiwanie 😉
Co więcej?
- Wszystkie pola stworzone na karcie kandydata staną się widoczne na profilu każdego kandydata.
- Każde z tych pól może służyć jako automatyczny filtr, który pozwala na sortowanie kandydatów według danych zawartych w tych polach.
- Dodatkowo, pola z profilu kandydata można umieścić na formularzach aplikacyjnych, co pozwala na zbieranie tych informacji od kandydatów w trakcie procesu aplikacyjnego, tworząc automatycznie ich uzupełnione profile.
Przygotowanie szablonu e-mail
Jakie elementy brać pod uwagę? Poniżej pola, które automatycznie będą się uzupełniać na podstawie danych w systemie – pogrubione, a na grafice w nawiasach kwadratowych. Nie zapominaj również o reszcie wiadomości, która jest statyczna lub edytowalna przed wysyłką.
W tytule e-mail: imię kandydata i nazwa stanowiska.
W treści wiadomości
- Imię kandydata.
- Notatki lub feedback z procesu rekrutacji (pole, które jest wyżej ustawione).
- Planer, który pozwala osobie odrzuconej na samodzielne ustalenie terminu spotkania. Rozważ opcję 15-minutowych okien czasowych, które pozwolą odrzuconemu kandydatowi poznać więcej szczegółów i zbudować relację 🙂
- dane dotyczące osoby rekrutującej: imię, nazwisko, numer telefonu i e-mail. To jak nie masz dodanej stopki w wiadomości.
Od słów do czynów, czyli wysyłka wiadomości e-mail
Decyzja o wysyłce wiadomości przy odrzuceniu może być podejmowana indywidualnie lub grupowo – to zależy od Ciebie, jak chcesz dostosować proces do swoich potrzeb 🙂
Co jest szczególnie istotne, w narzędziu TRAFFIT możesz stworzyć automatyzację, która automatycznie wysyła wiadomość, gdy status kandydata zostanie zmieniony na “Odrzucono”. Dzięki temu nie musisz ręcznie klikać i wybierać szablonu za każdym razem. Wystarczy odpowiednio skonfigurować system, by spełnić Twoje oczekiwania i potrzeby 🙂
Jak wygląda efekt końcowy?
Najważniejsze jest, że możesz tworzyć spersonalizowane wiadomości z minimalnym wysiłkiem! Wszystko sprowadza się do wypełnienia jednego dodatkowego pola na karcie kandydata, a reszta procesu odbywa się automatycznie. 🙂
Podejście to, które traktuje rekrutację poważnie, przynosi wiele korzyści w długoterminowej perspektywie. To jakbyś uczestniczył w maratonie rekrutacyjnym i zdobywał nagrody na mecie 🙂
#HRtips #HRtipspl #MJtips
Podobają Ci się moje wpisy i chcesz, żeby więcej osób się dowiedziało o HRtips.pl? Udostępnij stronę w swoich mediach społecznościowych 🙂