Przez ponad 4 lata przerobiłem tysiące spotkań z firmami, które chciały wdrożyć ATS, czyli Applicant Tracking System. Jest to system, w którym zbierzesz dane o aplikacjach kandydatów spływające z różnych miejsc. System do rekrutacji pomoże Ci w ułożeniu Twojego procesu rekrutacyjnego, dzięki czemu ułatwisz swoją pracę, poprawisz Candidate Experience i zadbasz o Employer Branding.
Powinien zawierać komplet funkcji do:
- pozyskiwania kandydatów ze wszystkich źródeł do 1 miejsca,
- możliwość dodawania różnych klauzul RODO/marketingowe na formularze aplikacyjne,
- zarządzania bazą kandydatów od A do Z, czyli zaawansowanego filtrowania i przeszukiwania,
- automatycznego publikowania ogłoszeń na darmowych źródłach jak LinkedIn, Indeed, Jooble oraz tych płatnych,
- przygotowywania formularzy aplikacyjnych do poszczególnych projektów i możliwość edycji w dowolnym czasie nawet po publikacji oferty pracy,
- zarządzania aplikacjami według wcześniej przygotowanych etapów rekrutacji,
- komunikacji z kandydatami, czyli integracja z Twoją skrzynką e-mail,
- integracji ze stroną Kariera do automatycznego przesyłania ofert pracy,
- integracji kalendarza,
- współpracy w zespole,
- automatycznej komunikacji e-mail na podstawie wcześniej przygotowanych szablonach,
- generowania szczegółowych raportów,
Ta lista jest znacznie dłuższa, ale najważniejsze to znać swoje obecne potrzeby 🙂
Co z mojego punktu widzenia jest dużym problemem przy wyborze ATS?
- Nieokreślenie celów. Niejasne określenie celów rekrutacyjnych może prowadzić do wyboru nieodpowiedniego systemu. Przed podjęciem decyzji należy dobrze zrozumieć, jakie są główne cele rekrutacji i jakie funkcje są potrzebne do ich osiągnięcia.
- Wybranie systemu, który nie będzie dopasowany do przyszłych potrzeb. Nie ma nic gorszego jak “system pasuje do naszych obecnych potrzeb”. Jednak mówimy o obecnych, a firma się rozwija i za 6 miesięcy nikt nie chce zmieniać dostawcy. To, że używamy 50% obecnego systemu jest lepsze niż 100%. Warto wybrać taki system, który będzie “rósł” razem z potrzebami.
- Brak elastyczności. Niektóre systemy ATS są sztywne i nie dostosowują się do specyficznych potrzeb firmy. Ważne jest, aby wybrać system, który można dostosować do własnych procesów rekrutacyjnych, preferencji i branży np. poprzez możliwość budowania karty kandydata, własnych etapów rekrutacji, śledzenia kampanii marketingowych czy samodzielnego dodawania pól.
- Nieodpowiednia integracja. ATS powinien być w stanie integrować się z innymi narzędziami HR i systemami w firmie, takimi jak system zarządzania personelem (HRIS) czy z portalami ofert pracy – bez nazw i reklam. Niezintegrowane systemy mogą prowadzić do podwójnej pracy, błędów i utraty czasu. Tutaj niezawodne jest API, które pozwala nawet tworzyć dokumenty, zbierać podpisy elektroniczne od kandydatów i na podstawie akcji zmieniać etap rekrutacji.
- Zbyt skomplikowane i trudne w obsłudze interfejsy mogą spowodować frustrację użytkowników, a także spowolnić proces rekrutacji. Przed wyborem systemu warto przetestować interfejs pod kątem intuicyjności i łatwości użytkowania.
- Brak analizy danych. ATS może generować wiele danych i informacji na temat procesów rekrutacyjnych. Brak możliwości raportów może być stratą potencjalnych informacji i możliwości doskonalenia procesu rekrutacji. Excel jest super, ale najważniejsze są proste i przejrzyste dashboardy, a same dane można generować do pliku zewnętrznego.
- Ignorowanie wsparcia technicznego. Wybór systemu bez odpowiedniego wsparcia technicznego może prowadzić do problemów i trudności w jego implementacji. Warto sprawdzić, czy dostawca ATS oferuje odpowiednie wsparcie i szkolenia dla użytkowników w Twoim języku, jakim zakresie czy strefie czasowej.
- Wybór firmy, która nie rozwija swojego produktu. Często tak się dzieje, że firmy spoczywają na laurach i zwyczajnie ich produkt nie idzie z duchem czasu 🙂 Nawet najmniejsze zmiany są dobre, a nie mówiąc o dużych funkcjonalnościach.
- Pakiet darmowy, czyli automatyczna publikacja na LinkedIn – ogromna oszczędność jeśli tam publikujesz, Indeed czy Jooble i inne wbudowane możliwości jak program poleceń są tylko i wyłącznie zaletą.
- Bardzo skomplikowane warunki współpracy. To może powodować, że np. podczas okresu wypowiedzenia opłaty rosną kilkukrotnie czy wiązanie się umową na długi okres czasu.
Jednak jednym z najważniejszych problemów, to wybór firmy, gdzie nie liczy się Klient, a każda wyciśnięta złotówka podczas “współpracy”. I dział wsparcia Klienta jedyne czym się zajmuje, to dosprzedażą dodatkowych rzeczy lub opcji danego modułu.
“Nietrafione” wdrożenie to bardzo duże straty czasowe, finansowe i nerwowe. Biznes polega na zaufaniu i najgorszym jest jak dostawca mimo, że nie spełnia potrzeb, to świadomie brnie do podpisania umowy.
#HRtips #HRtipspl #MJtips
